Tại hội thảo ” Gây quỹ thành công – Hướng đến quy tắc đạo đức quốc tế” diễn ra vào ngày 12/1/2016 tại ĐH Hoa Sen, các khách mời đến tổ chức Saigon Children’s Charity (SCC), Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Cộng đồng LIN,và Trung tâm ICS đã có buổi chia sẻ kinh nghiệm cùng các tổ chức phi lợi nhuận (PLN) địa phương trong việc xây dựng mối quan hệ tin tưởng với nhà tài trợ.
Bình đẳng, cởi mở và chủ động chia sẻ thông tin là quan điểm chung của đại diện ba tổ chức khách mời về xây dựng mối quan hệ với nhà tài trợ.
Quan hệ đối tác bình đẳng về lợi ích
Hội thảo bắt đầu bằng câu hỏi: “Các tổ chức đã xây dựng mối quan hệ với nhà tài trợ như thế nào?” từ bà Nguyễn Phương Anh, Chuyên gia độc lập về Gây quỹ.
Ông Tim Mullett, Giám đốc tổ chức SCC, cho biết SCC xây dựng mối quan hệ dựa trên những mối quan tâm chung giữa tổ chức và nhà tài trợ. Trong đó, điều quan trọng nhất là hiểu rõ nhu cầu của đối tác. Cụ thể, ông Tim nhận thấy các cá nhân khi muốn đóng góp, họ sẽ ra quyết định bằng cảm xúc. Trong khi đó, đối với doanh nghiệp, quyết định tài trợ sẽ được cân nhắc theo nhu cầu hoạt động trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR) vì vậy họ sẽ cần nhiều thông tin hơn.
“Ngoài ra, xu hướng hiện tại các doanh nghiệp khi tài trợ sẽ quan tâm đến việc nhân viên của họ có cơ hội nào để tham gia vào hoạt động của dự án không”, theo ông Tim Mullett.
Đồng quan điểm trên, ông Trần Khắc Tùng, Giám đốc Trung tâm ICS cho biết trung tâm cũng nhìn nhận đây là mối quan hệ đối tác cùng có lợi. ICS luôn mời các nhà tài trợ cùng tham gia các sự kiện, hoạt động cộng đồng do trung tâm khởi xướng để các bên có thể hiểu nhau hơn. Khi hiểu được rõ nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức sẽ xác định cách thức xây dựng mối quan hệ phù hợp.
Bà Dana Đoàn, Sáng lập và Cố vấn chiến lược của Trung tâm LIN chia sẻ trong giai đoạn đầu mới thành lập, khi LIN chưa có nhiều uy tín thì việc chuẩn bị kỹ đề xuất dự án với bảng ngân sách minh bạch và hợp lý là điều rất quan trọng để tạo niềm tin cho nhà tài trợ.
Chủ động cơ hội
Bên cạnh các nhà tài trợ thân thiết luôn đồng hành với hoạt động của tổ chức qua nhiều năm, việc ứng xử thế nào với những nhà tài trợ chỉ đồng hành trong 1 hoặc 2 năm cũng là điều được các tổ chức quan tâm.
Về thắc mắc này, bà Dana cho biết LIN đang xây dựng một hệ thống dữ liệu để ghi nhận các đóng góp từ cá nhân, doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Cơ sở dữ liệu này sẽ giúp LIN nhận biết các nhà tài trợ nào đã từng đóng góp cho LIN trước đây.
“LIN là tổ chức có mô hình hoạt động có nhiều khác biệt so với các tổ chức xã hội hiện tại vì vậy chúng tôi không mong đợi nhà tài trợ sẽ hiểu rõ về LIN ngay từ đầu. Thay vào đó, LIN chủ động gặp trực tiếp để trao đổi, chia sẻ về mô hình hoạt động cũng như những tác động mà LIN có thể tạo ra khi nhận tài trợ từ đối tác. Điều này giúp thuyết phục nhà tài trợ hợp tác với tổ chức”, bà Dana Đoàn chia sẻ.
Bổ sung thêm quan điểm của bà Dana, ông Tim Mullet nghĩ rằng: “Các tổ chức PLN không nên chỉ hoàn toàn liên lạc với nhà tài trợ qua email hay các kênh mạng xã hội mà cần chủ động gặp trực tiếp. Vì có rất nhiều lý do khiến mọi người bỏ qua hoặc bỏ lỡ các email mỗi ngày”. Bên cạnh đó, các tổ chức cũng cần lưu ý về việc mở rộng sự tham gia của nhiều nhân sự trong doanh nghiệp để tránh mất liên lạc với đối tác.
Về việc giữ liên lạc với nhà tài trợ, ông Trần Khắc Tùng chia sẻ ICS luôn phản hồi mọi thắc mắc từ nhà tài trợ qua email trong vòng 24 tiếng. Trong những dịp gặp trực tiếp, “ICS luôn chủ động cập nhật với nhà tài trợ những việc đã làm được và chia sẻ cả những ý tưởng mà tổ chức đang ấp ủ mà nhà tài trợ có thể quan tâm. Bằng cách này, nhà tài trợ sẽ không bị bỡ ngỡ khi nhận đề xuất dự án cụ thể từ ý tưởng ban đầu đó”.
“Minh bạch là sức mạnh của tổ chức”
Đây là suy nghĩ từ đại diện ICS liên quan đến câu hỏi “Làm thế nào để tổ chức PLN xây dựng sự minh bạch trong hoạt động gây quỹ?”.
Cụ thể, ông Trần Khắc Tùng nhìn nhận sự minh bạch, ngoài việc giúp đối tác bên ngoài tin tưởng hơn vào tổ chức, còn là lực đẩy để dòng thông tin di chuyển liên tục và rõ ràng giữa các nhân viên trong tổ chức. Điều này giúp tạo nên sức mạnh và uy tín cho tổ chức.
Về phía SCC, ông Tim Mullet cho biết: “Khi sử dụng ngân sách thực hiện các dự án, chúng tôi luôn tự hỏi nhà tài trợ sẽ nghĩ gì về cách mình đang chi tiêu hiện tại. Suy nghĩ này buộc đội ngũ SCC phải sử dụng ngân sách minh bạch và hợp lý. Điều này giúp củng cố niềm tin giữa SCC và các đối tác”.
SCC cũng sẵn sàng cung cấp nhiều thông tin khác nhau, cởi mở với mọi thắc mắc từ nhà tài trợ trong quá trình hoạt động dự án. Các tổ chức cũng nên quan tâm đến việc xây dựng một hội đồng quản trị, gồm các chuyên gia cố vấn giúp đảm bảo tổ chức thực hành các chính sách minh bạch trong hoạt động.
Về phía LIN, bà Dana Đoàn nhận thấy “không phải ai cũng có sự nhạy cảm để biết đâu là điều nên làm, đâu là giới hạn nên tránh trong xây dựng quan hệ với đối tác”. Vì vậy, LIN đã xây dựng nên bộ quy tắc ứng xử nội bộ. Trong đó, đề cập cụ thể về việc nhận quà, tặng quà cho đối tác.v.v…
“Ngoài ra, đối tác thường đánh giá cao các tổ chức có thực hiện kiểm toán tài chính hàng năm từ một đơn vị độc lập thứ ba. Các báo cáo này cần được đăng tải công khai trên website của tổ chức”, bà Dana bổ sung thêm.
“Khó khăn lớn nhất của các tổ chức PLN tại TP.HCM hiện tại là đội ngũ nhân sự còn hạn chế về khả năng tiếp cận với các nhà tài trợ lớn.
Nguồn quỹ chính cho các tổ chức hoạt động phần lớn phụ thuộc nhiều vào uy tín và kinh nghiệm của người lãnh đạo, giám đốc điều hành. Trong khi đó, khả năng tài chính của tổ chức lại không đủ để xây dựng một đội ngũ vừa giỏi chuyên môn phát triển vừa giỏi trong tiếp cận các nguồn quỹ lớn.
Vì vậy, hiện tại các tổ chức chỉ có thể tiếp cận các nguồn quỹ nhỏ mà chưa thể xây dựng được kế hoạch dài hạn. Bên cạnh đó vấn đề kế thừa giữa người đứng đầu và nhân sự mới cũng tạo nên sức ép cho các tổ chức PLN trong hoạt động gây quỹ hiện tại.”
– Bà Lê Thị Thu Thủy, Giám đốc Cơ sở bảo trợ xã hội Thảo Đàn chia sẻ tại hội thảo
